El Archivero Notarial el Lcdo. Andy Cordero Rosado, está a cargo de la administración, custodia, manejo y tramitación de todos los protocolos de escrituras de los abogados retirados, fallecidos o que han sido cesanteados de la práctica y quienes han dejado sus protocolos al cuidado del archivo notarial.
El Artículo 67 de la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, conocida como la “Ley Notarial de Puerto Rico”, divide el territorio del Estado Libre Asociado de Puerto Rico en trece (13) distritos notariales, los cuales reflejarán la misma distribución territorial que las regiones judiciales del Tribunal de Primera Instancia. En cada distrito notarial habrá un archivo y el Juez Presidente o Jueza Presidenta nombrará un Archivero o Archivera de protocolos, quien resolverá todo lo concerniente al archivo que le corresponda. El Juez Presidente o la Jueza Presidenta puede delegar en el Director o Directora de la ODIN la designación del Archivero o de la Archivera y la supervisión de todo lo relacionado con los archivos notariales.
El funcionamiento de los Archivos Notariales del Distrito Notarial de San Juan y del Distrito Notarial de Ponce está a cargo de la ODIN. El Director o Directora de la ODIN es el Archivero o la Archivera del Distrito Notarial de San Juan. Se designará un Inspector o una Inspectora de Protocolos como Archivero o Archivera del Distrito Notarial de Ponce. Por otro lado, notarios(as) en la práctica privada de la abogacía y la notaría operarán los restantes once (11) archivos notariales, a menos que el Juez Presidente o la Jueza Presidenta tome otra determinación.
Los archivos notariales reciben y custodian la obra notarial de los(as) notarios(as) fallecidos(as), suspendidos(as) o que hayan cesado en el ejercicio notarial. La obra de estos(as) notarios(as) se depositará en el archivo correspondiente a la última ubicación de su sede notarial. Los Archiveros y Archiveras Notariales tienen el deber de expedir copias de los documentos que obran en los Protocolos y los Libros del Registro de Testimonios bajo su custodia.
La ODIN cuenta con un inventario de toda la obra depositada en los archivos notariales. Esta información está disponible en la ODIN para el(la) notario(a) que necesita localizar la obra de otro(a) notario(a) que haya fallecido, se encuentre suspendido(a) o incapacitado(a), o haya cesado. Deberá comunicarse con la oficina administrativa de la ODIN o directamente con los Archivos Notariales de Distrito.
Los Archiveros y las Archiveras Notariales tienen la facultad para expedir copias certificadas o simples literales, totales o parciales, de los instrumentos públicos que estén bajo su control, supervisión y custodia. Para ello, se requiere un pago previo de ciertos derechos en sellos y comprobantes de rentas internas o efectivo, según el tipo de Archivo. Una vez se recibe una solicitud de un documento bajo la custodia de un Archivero o una Archivera Notarial, al igual que en el ejercicio privado de los(as) notarios(as), dicho(a) funcionario(a) tiene la responsabilidad de evaluar, conforme a la Regla 47 del Reglamento Notarial de Puerto Rico, si la parte solicitante tiene un legítimo interés para ello.
Si la parte solicitante es una instrumentalidad; corporación pública, o cuasi pública, una de las ramas del gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico o del gobierno de los Estados Unidos de Norte América, y la copia es para fines oficiales, se le eximirá de pagar aranceles y solo pagará el impuesto notarial.